Darbo laiko apskaitos sistema – tai ne tik būtinas įrankis šiuolaikinei įmonei, siekiančiai optimizuoti darbo procesus, bet ir svarbus investicijų į darbuotojų pasitenkinimą ir produktyvumą elementas. Šiame straipsnyje aptarsime 10 pagrindinių darbo laiko apskaitos sistemos privalumų.
Šiuolaikinėje verslo aplinkoje, kur konkurencija ir veiklos efektyvumo reikalavimai nuolat auga, įmonės ieško įvairių būdų, kaip optimizuoti išteklių naudojimą ir padidinti produktyvumą. Viena iš sričių, padedančių pasiekti didesnį efektyvumą, yra darbo laiko apskaita. Tinkamai valdomas darbo laikas ne tik padeda užtikrinti sklandžią įmonės veiklą, bet ir atveria galimybes didinti darbuotojų pasitenkinimą, mažinti išlaidas ir gerinti bendrą organizacijos našumą.
Darbo laiko apskaita apima ne tik darbuotojų darbo valandų sekimą, bet ir pamainų planavimą, pertraukų ir atostogų valdymą, taip pat darbo valandų, skirtų įvairiems projektams ar užduotims atlikti, fiksavimą. Šiuolaikinės technologijos suteikia galimybę šias funkcijas atlikti efektyviai ir tiksliai, naudojant automatizuotas darbo laiko apskaitos sistemas. Šios sistemos leidžia ne tik sumažinti administracinį darbą, bet ir suteikia vertingos informacijos apie darbo procesus, kuri gali būti naudojama priimant sprendimus ar kuriant strateginius planus.
Darbo laiko valdymas yra svarbus ne tik norint laikytis teisinių reikalavimų, bet ir kuriant teisingą ir skaidrią darbo aplinką. Tinkama darbo laiko apskaita padeda užtikrinti, kad visi darbuotojai gautų atlygį už atliktą darbą, įskaitant viršvalandžius ir naktinį darbą, taip pat leidžia darbuotojams aiškiai matyti savo darbo krūvį ir įvertinimą.
Toliau išskirsime ir aptarsime 10 pagrindinių „Grownu“ darbo laiko apskaitos sistemos privalumų:
1. Skaitmeninis darbo laiko registravimas.
Skaitmeninis darbo laiko registravimas leidžia įmonei atsisakyti popierinių laiko kortelių, popierinių raštelių ar kitokių ranka pildomų darbo laiko apskaitos priemonių ir įdiegti automatizuotą klaidų mažinimo ir efektyvumo didinimo sistemą. Ji ne tik palengvina administravimą, bet ir suteikia tiksliausią darbuotojų darbo laiko duomenų bazę, taip mažindama piktnaudžiavimo galimybes. Darbo laiko registravimas „Grownu“ sistemoje gali būti vykdomas keliais būdais: a) mobiliąja programėle, b) naudojant stacionarų identifikacijos kioską, c) importuojant informaciją apie darbo laiką iš POS sistemų, d) suplanuotą darbo laiką registruojant kaip faktiškai dirbtą laiką, e) galimybė registruoti darbo laiką apribojant tam tikra geolokacija, f) papildomai registruojant laiką pasirinktame arba priskirtame objekte ir papildomai pasirenkant atliekamą darbą.
2. Optimizuotas pamainų ar darbų planavimas.
„Grownu“ sistema leidžia tiksliai planuoti pamainas ar darbus pagal įmonės poreikius ir darbuotojų prieinamumą. Taip optimizuojami darbo procesai, užtikrinant, kad darbuotojai būtų paskirstomi efektyviai ir pagal poreikį. Išmanusis darbuotojų pamainų ar darbų planavimo modulis yra plačiai pritaikomas ir atitinka daugumos įmonių darbo planavimo specifiką. Suminės darbo laiko apskaitos funkcija leidžia matyti tiksliai suplanuotas darbuotojo valandas pagal jam individualiai iškeltą periodinį tikslą (arba pagal Lietuvišką darbo kalendorių, kiek darbo valandų darbuotojas turi pradirbti pagal etatą ir nustatyto periodo darbo valandas).
3. Automatinis poilsio laiko nustatymas.
„Grownu“ sistema automatiškai nustato pertraukas, užtikrindama, kad būtų laikomasi įstatymų ir poilsio laiko normų. Tai padeda išvengti pernelyg ilgo darbo be pertraukų, kuris gali lemti darbuotojų išsekimą ir produktyvumo mažėjimą. „Grownu“ darbo laiko apskaitos sistemoje automatiškai apskaičiuotą poilsio laiką galima matyti ir planavimo įrankyje, ir darbo laiko registravimo sistemoje, ir darbo laiko tabelyje.
4. Atvykimo į darbą užtikrinimas.
„Grownu“ darbo laiko apskaitos sistema suteikia galimybę operatyviai sekti darbuotojų atvykimą į darbą – taip mažinamas vėlavimo atvejų skaičius ir užtikrinama sklandesnė darbo pradžia. Darbuotojams į mobiliąją programėlę siunčiami pranešimai apie darbo laiko registravimo pradžią ir pabaigą. Registruoti pranešimai pagal individualius įmonės paskyros nustatymus ir priskyrimą individualiems darbuotojams yra vienas iš darbo laiko apskaitos privalumų ir būtinas elementas.
5. Pranešimai apie darbuotojo būseną realiu laiku.
„Grownu“ darbo laiko apskaitos sistema suteikia galimybę realiu laiku stebėti registruotų darbuotojų darbo laiką, jų atvykimą į darbą ar jų darbo pradžios laiką. Realiu laiku gaunami pranešimai apie darbuotojų būseną leidžia vadovams greitai reaguoti į bet kokius pokyčius, pavyzdžiui: darbuotojui neatvykus į darbą ar netikėtai pasišalinus iš darbo vietos – taip užtikrinamas problemų sprendimo operatyvumas.
6. Individualizuota atostogų tvarka.
Grownu“ sistema suteikia galimybę taikyti individualizuotą atostogų tvarką, atsižvelgiant į įmonės ypatumus ir darbuotojų poreikius. Tai didina darbuotojų pasitenkinimą ir lojalumą. Individualizuota atostogų tvarka leidžia kurti savo įmonės taisykles ir, remiantis jomis, kaupti atostogų dienas kiekvienam darbuotojui individualiai. Atostogų patvirtinimo srautas leis vadovams kontroliuoti poilsio ir darbų srautus. Atostogų modulio integracija su visa „Grownu“ ekosistema leis matyti bendrą įmonės situaciją ne tik atostogų kalendoriuje, bet ir pamainų ar darbų planavimo moduliuose, taip pat užregistruoti darbo laiko tabelyje. Realiu laiku bus galima matyti dienos informaciją, kurie darbuotojai šiuo metu serga ar atostogauja.
7. Išmaniosios darbo laiko ataskaitos.
Detalios išmaniosios ataskaitos, kurias galima generuoti naudojantis darbo laiko apskaitos sistema, suteikia vertingos informacijos, kaip išnaudojamos darbo valandos, koks jų produktyvumas ir kokios optimizavimo galimybės. Išmanusis ataskaitų modulis „Grownu“ darbo laiko apskaitos sistemoje leis atsirinkti norimą informaciją kelių mygtukų paspaudimu ir ją eksportuoti „Excel“ ar PDF formatu.
8. Automatinis darbo laiko tabelio pildymas.
Automatinis darbo laiko tabelio pildymas ne tik sutaupo laiko, atiduodamo administracinėms užduotims, bet ir mažina žmogiškųjų klaidų tikimybę, užtikrina tikslumą ir efektyvumą. Tereikės iš darbo laiko tabelio modulio eksportuoti pasirinktą informaciją ir pristatyti į savo įmonės Finansų skyrių (jeigu nenaudojama integracija su kitomis sistemomis).
9. Sistemos pritaikymas pagal darbuotojų funkcijas.
Galimybė pritaikyti sistemą pagal darbuotojų funkcijas ir jų atliekamas užduotis leidžia maksimaliai išnaudoti darbo laiko apskaitos sistemos teikiamas galimybes, optimizuoti kiekvieno darbuotojo darbą pagal individualius poreikius arba išskirtas grupes. Skirtingos darbuotojų rolės leis darbuotojams atlikti skirtingas funkcijas „Grownu“ darbo laiko apskaitos sistemoje.
10. Integracija su kitomis sistemomis.
Galima „Grownu“ darbo laiko apskaitos sistemos integracija su kitomis įmonės naudojamomis sistemomis, pavyzdžiui: personalo valdymo ar finansų apskaitos sistemomis, GPS/transporto sekimo sistemomis, POS kasų sistemomis. Taip suteikiama galimybė centralizuoti informaciją, palengvinti duomenų valdymą ir spartinti sprendimų priėmimą.
Įdiegdamos darbo laiko apskaitos sistemą, įmonės taip pat gauna galimybę geriau suprasti ir valdyti darbo krūvį, nustatyti veiklos efektyvumo trūkumus ir tobulėti. Ši sistema padeda įmonėms greitai reaguoti į pasikeitusias rinkos sąlygas, kuo optimaliau paskirstyti darbuotojus pagal įgūdžius ir projekto poreikius, taip pat efektyviau planuoti būsimus darbo jėgos poreikius.
Darbo laiko apskaitos sistema tampa neatsiejama sėkmės siekiančios įmonės dalimi, nes ji ne tik padeda laikytis darbo įstatymų, bet ir veikia kaip strateginis įrankis, skatinantis įmonės augimą ir konkurencingumą, padedantis lanksčiai prisitaikyti prie kintančios verslo aplinkos. Siekiant išnaudoti visus šios sistemos teikiamus privalumus, svarbu rinktis sprendimus, atitinkančius specifinius įmonės poreikius.