Kai darbuotojai dirba skirtinguose objektuose, darbų valdymui reikia daugiau nei paprasto užduočių sąrašo. Reikia vienoje darbo eigoje susieti vietą, darbą, atsakingus žmones, jų prieinamumą ir faktinį atlikimą.
Turinys
- Kas yra užduočių valdymas objektuose?
- Kodėl užduotį verta susieti su konkrečiu objektu?
- Kaip suplanuoti darbą objekte?
- Vienas darbuotojas, keli žmonės ar brigada?
- Prieinamumas: ar darbuotojas tą dieną gali dirbti?
- Pasikartojančios užduotys objektuose
- Ką darbuotojas turi matyti telefone?
- Kaip kontroliuoti užduoties atlikimą?
- Planuotas ir faktinis užduoties laikas
- Kur užduočių valdymas pagal objektus aktualiausias?
- Dažniausios objektų užduočių valdymo klaidos
- Kaip objektų užduočių valdymas veikia Grownu?
- Išvados
- Dažnai užduodami klausimai
Kas yra užduočių valdymas objektuose?
Kai darbuotojai kasdien dirba skirtinguose objektuose, vien užduočių sąrašo neužtenka. Vadovui reikia žinoti ne tik ką reikia padaryti, bet ir kuriame objekte, kada, kas atliks darbą, ar darbuotojas tuo metu prieinamas ir kas faktiškai buvo atlikta.
Grownu darbo eiga gali sujungti objektą ar vietą → užduotį → darbuotoją arba brigadą → datą ir laiką → darbuotojo prieinamumą → atlikimo registraciją → faktinį laiką ir rezultatą.
Tokį procesą Grownu užduočių planavimo modulis leidžia valdyti kaip darbuotojų operacijų dalį, o ne nuo darbo grafiko ir faktinio vykdymo atskirtą darbų sąrašą.
Kodėl užduotį verta susieti su konkrečiu objektu?
Objektas gali būti kliento patalpos, statybvietė, parduotuvė, sandėlis, apsaugos postas, prižiūrimas pastatas ar techninės priežiūros vieta. Kai ta pati komanda per dieną aptarnauja kelias vietas, objekto informacija tampa viena pagrindinių užduoties dalių.
| Be objekto struktūros | Užduotis susieta su objektu |
|---|---|
| „Patikrinti įrangą“ | Aišku, kuriame objekte tikrinti įrangą |
| „Išvalyti patalpas“ | Darbas priskirtas konkrečiam kliento objektui |
| Darbai siunčiami žinutėmis | Objekto darbai lieka vienoje sistemoje |
Daugiau pavyzdžių rasite darbuotojų valdymo pagal veiklos sritį puslapyje.
Kaip suplanuoti darbą objekte?
Gera objekto užduotis turi aiškiai atsakyti: kur, ką, kada ir kas. Prie jos galima pridėti instrukciją, komentarą ir reikalaujamą atlikimo informaciją.
| Dalis | Pavyzdys | Paskirtis |
|---|---|---|
| Objektas | Kliento sandėlis A | Aišku, kur atliekamas darbas |
| Užduotis | Patikrinti vartų mechanizmą | Aišku, ką atlikti |
| Data ir laikas | 09-25, 10:00–11:30 | Darbas patenka į dienos planą |
| Atsakingi | Darbuotojas arba brigada | Aiški atsakomybė |
| Atlikimas | Komentaras / nuotrauka | Vadovas mato rezultatą |
Vienas darbuotojas, keli žmonės ar brigada?
Grownu užduotį galima priskirti vienam darbuotojui, keliems darbuotojams, grupei ar brigadai. Taip komandinio darbo nereikia dirbtinai skaidyti į kelias identiškas užduotis.
Platesnį procesą aptarėme straipsnyje „Užduočių valdymas darbuotojams: kaip planuoti, paskirstyti ir kontroliuoti darbus“.
Prieinamumas: ar darbuotojas tą dieną gali dirbti?
Užduoties negalima planuoti atsietai nuo žmogaus prieinamumo. Jei darbuotojui patvirtintos atostogos, liga ar kitas neatvykimas, vadovui tai svarbu matyti prieš paskiriant darbą.
Naudojant Grownu neatvykimų valdymą kartu su planavimo moduliais, patvirtinti neatvykimai tampa darbuotojo prieinamumo konteksto dalimi. Darbą galima iš karto skirti kitam darbuotojui ar brigadai, užuot konfliktą sprendus paskutinę minutę.
Pasikartojančios užduotys objektuose
Valymo, techninės priežiūros, apsaugos ir pastatų priežiūros darbai dažnai kartojasi. Grownu leidžia kurti vienkartines ir pasikartojančias užduotis pagal dienų, savaičių ar mėnesio logiką, todėl to paties darbo nereikia kurti rankiniu būdu kiekvienai dienai.
Ką darbuotojas turi matyti telefone?
Objektuose dirbančiam darbuotojui svarbus aiškus dienos darbų sąrašas telefone. Grownu mobiliojoje programėlėje darbuotojas mato suplanuotus darbus, gali pradėti ir užbaigti užduotį, palikti komentarą bei pridėti atlikto darbo nuotraukas.
Pagal naudojamą procesą atlikimo kontrolėje gali būti naudojamas GPS vietos patikrinimas, komentarai, nuotraukos ir veido nuotrauka. Mobilioms komandoms vieta gali būti siejama su darbo laiko registravimu su GPS ir geolokacija.
Kaip kontroliuoti užduoties atlikimą?
Užduoties priskyrimas dar nereiškia, kad darbas atliktas. Grownu užduočių grafikas paskelbiamas darbuotojams, o vykdymo metu darbuotojas gali registruoti pradžią ir pabaigą, komentarus bei nuotraukas.
| Klausimas | Duomuo |
|---|---|
| Kas? | Darbuotojas / grupė / brigada |
| Kur? | Objektas |
| Kada? | Suplanuota data ir laikas |
| Ar užbaigė? | Užduoties atlikimo registracija |
| Kas atlikta? | Komentarai ir nuotraukos |
| Kiek užtruko? | Faktinis registruotas laikas |
Planuotas ir faktinis užduoties laikas
Įmonei dažnai svarbu ne tik „atlikta“, bet ir kiek laiko realiai reikėjo darbui. Jei valandos nuolat skiriasi nuo plano, tai padeda tiksliau planuoti darbuotojų apkrovą ir darbų trukmę.
Grownu užduočių planavimas gali būti naudojamas kartu su darbo laiko registravimu, todėl planas ir faktinis vykdymas gali būti matomi vienoje darbo eigoje.
Kur užduočių valdymas pagal objektus aktualiausias?
| Veiklos sritis | Objektas | Darbai |
|---|---|---|
| Valymo paslaugos | Kliento pastatas | Kasdienis ir periodinis valymas |
| Statybos | Statybvietė | Brigadų dienos darbai |
| Techninė priežiūra ir remontas | Kliento objektas | Patikros ir remontas |
| Pastatų priežiūra | Prižiūrimas pastatas | Apžiūros ir gedimų šalinimas |
| Apsaugos paslaugos | Apsaugos postas | Patikrinimai ir procedūros |
Dažniausios objektų užduočių valdymo klaidos
| Klaida | Problema | Geresnis procesas |
|---|---|---|
| Užduotys žinutėmis | Nėra vienos aktualios versijos | Planavimas vienoje sistemoje |
| Nėra objekto | Neaiški darbo vieta | Susieti su konkrečiu objektu |
| Nevertinami neatvykimai | Darbas skiriamas neprieinamam žmogui | Naudoti prieinamumo informaciją |
| Periodiniai darbai kuriami rankomis | Daug administravimo | Pasikartojančios užduotys |
| Nematomas faktinis laikas | Sunku vertinti realią trukmę | Registruoti faktinį vykdymą |
Kaip objektų užduočių valdymas veikia Grownu?
| Žingsnis | Procesas |
|---|---|
| 1. Kur? | Pasirenkamas objektas / vieta |
| 2. Ką? | Kuriama vienkartinė arba pasikartojanti užduotis |
| 3. Kada? | Nustatoma data ir planuojamas laikas |
| 4. Kas? | Priskiriamas darbuotojas, keli žmonės ar brigada |
| 5. Ar gali? | Vertinamas prieinamumas ir neatvykimai |
| 6. Vykdymas | Darbuotojas užduotį mato ir registruoja telefone |
| 7. Rezultatas | Registruojama pabaiga, komentarai ir nuotraukos |
| 8. Faktas | Vertinamas atlikimas ir faktinis laikas |
Objektas tampa realiu darbo organizavimo vienetu: matoma, kokie darbai suplanuoti, kas juos turi atlikti ir kas faktiškai įvyko.
Išvados
Įmonėms, kurios dirba skirtinguose objektuose, užduotis turi atsakyti ne tik į klausimą „ką daryti?“. Ji turi turėti kontekstą: kur, kada, kas atliks, ar darbuotojas prieinamas ir kaip bus užregistruotas rezultatas.
Susiejus objektus, užduočių planavimą, neatvykimus, mobiliąją programėlę ir faktinį darbo laiką, vadovas gauna vientisą darbo eigą nuo planavimo iki atlikimo kontrolės, o darbuotojui lieka aiškus dienos planas telefone.